Memiliki CV saja belum cukup untuk mengikuti proses pengadaan barang dan jasa. Perusahaan juga harus melengkapi berbagai dokumen legal yang menjadi syarat administrasi dalam tender pemerintah maupun tender swasta. Kelengkapan dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan telah menjalankan usaha secara resmi dan mematuhi peraturan yang berlaku.
Berikut beberapa dokumen penting yang perlu Anda siapkan agar CV memiliki daya saing lebih tinggi ketika mengikuti tender.
Akta Notaris
Akta Notaris merupakan dokumen dasar yang menandai berdirinya sebuah CV. Dokumen ini memuat informasi penting mengenai nama perusahaan, alamat usaha, bidang usaha, identitas para sekutu, hingga ketentuan pengelolaan perusahaan.
Dalam proses tender, Akta Notaris menjadi bukti bahwa badan usaha telah dibentuk secara sah. Banyak perusahaan swasta maupun instansi pemerintah menjadikan dokumen ini sebagai salah satu persyaratan administrasi yang wajib dilampirkan.
Selain digunakan untuk mengikuti tender, Akta Notaris juga dibutuhkan ketika membuka rekening bank atas nama perusahaan, mengurus izin usaha, maupun menjalin kerja sama dengan mitra bisnis.
SK Kemenkumham
Setelah Akta Notaris selesai dibuat, langkah berikutnya adalah memperoleh Surat Keterangan Terdaftar dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham).
Dokumen ini menjadi bukti bahwa data pendirian CV telah tercatat secara resmi dalam sistem administrasi negara. Dengan adanya SK Kemenkumham, perusahaan memiliki legalitas yang lebih kuat sehingga lebih mudah dipercaya oleh calon klien maupun pemberi proyek.
Tidak sedikit perusahaan besar yang mensyaratkan SK Kemenkumham sebagai bagian dari proses verifikasi vendor sebelum menjalin kerja sama.
NPWP Badan
Setiap badan usaha wajib memiliki NPWP Badan sebagai identitas perpajakan perusahaan.
Dokumen ini berfungsi untuk memenuhi kewajiban perpajakan sekaligus menjadi salah satu syarat administrasi dalam berbagai proses bisnis, termasuk mengikuti tender, mengajukan pembiayaan, hingga membuat kontrak kerja sama.
Pemberi proyek umumnya lebih memilih perusahaan yang telah memiliki administrasi perpajakan yang tertib karena menunjukkan komitmen terhadap kepatuhan hukum.
NIB melalui OSS
Nomor Induk Berusaha (NIB) merupakan identitas resmi perusahaan yang diterbitkan melalui sistem OSS Berbasis Risiko (OSS RBA).
Saat ini, NIB menjadi salah satu dokumen legal yang hampir selalu diminta dalam proses pengadaan pemerintah maupun pengadaan swasta. Selain berfungsi sebagai identitas usaha, NIB juga menjadi dasar untuk memperoleh berbagai perizinan usaha sesuai tingkat risiko bisnis.
Melalui OSS RBA, pelaku usaha dapat mengelola legalitas perusahaan secara terintegrasi sehingga proses perizinan menjadi lebih cepat dan transparan.
Apabila perusahaan belum memiliki NIB, peluang untuk lolos pada tahap administrasi tender tentu akan semakin kecil.
KBLI yang Sesuai Bidang Usaha
Selain memiliki NIB, perusahaan juga harus memastikan bahwa Kode Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang dipilih telah sesuai dengan bidang usaha yang dijalankan.
Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi tentu harus menggunakan KBLI yang berbeda dengan perusahaan konsultan, distributor, maupun penyedia jasa teknologi informasi.
Kesalahan dalam memilih KBLI dapat menyebabkan perusahaan tidak memenuhi persyaratan tender tertentu. Bahkan, beberapa instansi akan menolak dokumen administrasi apabila bidang usaha yang tercantum tidak sesuai dengan pekerjaan yang ditawarkan.
Karena itu, penentuan KBLI perlu dilakukan sejak proses pendirian CV agar legalitas usaha benar-benar mendukung aktivitas bisnis yang dijalankan.
Sertifikat Standar (Bila Diperlukan)
Pada bidang usaha dengan tingkat risiko menengah hingga tinggi, perusahaan biasanya diwajibkan memiliki Sertifikat Standar sebagai bagian dari perizinan usaha.
Sertifikat ini diterbitkan melalui OSS RBA setelah pelaku usaha memenuhi persyaratan tertentu sesuai bidang usahanya.
Contohnya, perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan, makanan dan minuman, manufaktur, maupun sektor lainnya mungkin memerlukan Sertifikat Standar sebelum dapat menjalankan kegiatan usaha secara penuh.
Jika tender mensyaratkan izin khusus sesuai bidang pekerjaan, maka dokumen ini menjadi salah satu faktor penting yang harus dipenuhi.
Dengan melengkapi seluruh dokumen tersebut sejak awal, perusahaan akan lebih siap mengikuti proses e-procurement, memperluas peluang menjadi vendor, sekaligus meningkatkan kepercayaan dari calon pemberi proyek.
Mau Ikut Tender Swasta atau Pemerintah? Konsultasikan GRATIS Bersama Kami: 0821-4205-1363